Teknoloji tek başına iyi ya da kötü bir olgu değil, tamamen kullanıcının niyetine ve iradesine göre şekillenen güçlü bir araçtır. Çoğu insan teknolojinin pasif tüketicisi konumunda olduğu için, algoritmaların onları yönlendirmesine ve zamanlarını sömürmesine seyirci kalır. Verimli bir kullanımın ilk kuralı, cihazları eğlence amaçlı birer emzik olarak değil, üretime yönelik birer alet olarak konumlandırmaktır. Gün içinde belirli bir amaca yönelik olmadan ekran kilidini açıp rastgele gezinmek, en büyük zaman israfıdır. Telefondaki uygulamaları amaca göre klasörlemek ve dikkat dağıtıcıları ana ekrandan kaldırmak, zihinsel karmaşayı önleyen basit bir harekettir. Sadece ne yapacağınızı bildiğiniz zaman ekranı açma alışkanlığı kazanmak, teknolojiyle olan ilişkinizi tüketimden üretime kaydıracaktır.
İş ve günlük hayatta otomasyon araçlarını kullanmak, teknolojinin sağladığı en büyük verimlilik ve zaman tasarrufu avantajlarından biridir. Rutin ve tekrar eden e-postaları zamanlamak, faturaları otomatik ödemeye bağlamak veya randevuları dijital takvimle organize etmek zihinsel yükü hafifletir. Pomodoro gibi odaklanma uygulamaları veya görev yönetim yazılımları, dikkati toparlamak ve iş süreçlerini optimize etmek için harika dijital asistanlardır. Ancak bu araçları kullanırken sürekli yeni uygulamalar denemek yerine, size en uygun olan sistemi bulup onda sabit kalmak önemlidir. Verimlilik peşinde koşarken uygulamaların kendisiyle uğraşmak, hedeften sapmanıza neden olan "sahte üretkenlik" tuzağıdır. Teknolojinin görevi işleri karmaşıklaştırmak değil, aksine hayatı sadeleştirerek asıl yapılması gerekenlere zaman açmaktır.
Teknolojiyi verimli kullanmanın bir diğer kritik ayağı ise, sürekli ulaşılabilir olma yanılgısından derhal vazgeçebilmektir. Çoğu insan e-postalara veya mesajlara anında cevap vermediğinde dünyanın sonunun geleceğine inanır. Odaklanma gerektiren derin çalışmalar sırasında tüm bildirimleri sessize almak ve "rahatsız etmeyin" modunu kullanmak üretkenliğin en büyük sırrıdır. İletişimi kendi belirlediğiniz saat dilimlerinde, toplu olarak kontrol edip cevaplamak dikkatinizin bölünmesini engeller. Teknolojik araçların güncellemelerini ve ayarlarını sizin kontrolünüzde olacak şekilde (manuel) yapmak, algoritmaların değil sizin karar almanızı sağlar. Günün sonunda teknoloji, fişini çektiğiniz an duran bir makineden ibaret olduğunu size hatırlatan bir hizmetkar olmalıdır.